Privatlivs- og persondatapolitik

1. Generelt

Denne politik om behandling af personoplysninger ("Persondatapolitik") beskriver, hvorledes Smilo ApS ("Smilo", "os", "vores", "vi") indsamler og behandler oplysninger om dig.

Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler via Smilos hjemmesider ("Hjemmesiden").

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Dataansvarlig for dine personoplysninger er:

Smilo ApS
Overgaden Neden Vandet 9C, 3.
1414 København K

CVR-nr.: 37057312

Du kan kontakte os via e-mail på hej@smilo.dk og telefon: +45 71 99 00 09. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver via e - mail på administration@smilo.dk

3. Indsamling af personoplysninger

Smilo indsamler og behandler alene de persondata, som er nødvendige for at kunne vores levere, forbedre og markedsføre vores tjenester.

Når du besøger Hjemmesiden, behandler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af Hjemmesiden. Disse oplysninger vil typisk være din færden på Hjemmesiden, og hvad du klikker på, hvilken type browser du bruger, din IP-adresse, herunder din netværkslokation, og informationer om din computer. Desuden anvendes Smilos Cookiepolitik, når du bruger Hjemmesiden.

Når du køber et produkt eller kommunikerer med os vedrørende vores produkter, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver. Dette kan være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnr., tilhørsforhold til uddannelsesinstitution, virksomhed eller anden organisation, betalingsmåde, købshistorik, oplysninger om forespørgsler og reklamationer, samt oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestilling er foretaget, hvis bestillingen sker på Smilo.dk. I visse tilfælde uploades trykmateriale i forbindelse med personliggørelse af produkter, som kan indeholde personoplysninger.

Når du udfylder indhold til blå bog om dig selv og andre, indsamler vi de oplysninger, som du, eller andre fra din uddannelsesinstitution (gymnasium, efterskole, folkeskole ol.), udfylder. Dette vil typisk være navn, e-mailaadresse, telefonnummer, uddannelse samt præstation i fag, private- og sociale forhold, økonomiske forhold, familieforhold og billeder. Der vil i visse tilfælde blive indsamlet følsomme personoplysninger som fx. politisk overbevisning, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsoplysninger og oplysninger om seksuelle- forhold og orientering.

4. Grundlag for behandling af dine personoplysninger

Vores fomål og juriiske forudsætninger for behandlingen af dine personoplysninger er følgende:

• For at kunne levere vores tjenester på Hjemmesiden til dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b)
• Legitim interesse i at kunne foretage undersøgelser og udarbejde statistik (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
• Legitim interesse i at kunne kommunikere med dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
• Legitim interesse i at kunne levere relevant indhold til dig på Hjemmesiden (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
• Legitim interesse i at markedsføre Smilo (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)

5. Opbevaring & sletning af personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares så længe, vi har en aftale om levering af varer eller ydelser, hvor du er kontaktperson eller på anden måde indgår, f.eks. som led i udarbejdelsen af en blå bog. Efter levering af produktet eller afslutning af kundeforholdet opbevares dine oplysninger så længe, der er sagligt formål hermed.

Personplysninger, som er indhentet i forbindelse me køb hos Smilo, opbevarer vi i 5 år fra udløb af hvert regnskabsår. Det gør vi, fordi vi i henhold til bogføringslovens § 10 har en retlig forpligtelse hertil (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).

Personplysninger, der kan være relevante for et eventuelt retskrav, opbevarer vi i 3 år i henhold til forældelsesloven, eller til kravet er endelig afgjort ved en retsinstans.

Personplysninger, der er indhentet som del af indhold til blå bog, opbevares indtil samtykket trækkes tilbage.

Dine personoplysninger kan dog behandles og opbevares længere end beskrevet ovenfor i anonymiseret form.

6. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Smilo, leverer relevante ydelser. Det kan fx være trykkerier, it-leverandører og markedsføringsbureauer. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks i henhold til indgåede databehandleraftaler.

Ved bestilling af varer som skal forarbejdes (fx. tekstiltryk), videregiver vi dit navn, e-mail, telefonnummer og leveringsadresse til det trykkeri, som står for at påmontere tryk på tøjet. Grundlaget for videregivelsen af personoplysninger er udelukkende for at kunne afsende varene til leveringsadressen.

I forbindelse med produktion af blå bog, videregiver vi dine persondata til det trykkeri, som står for at producere de fysiske bøger. Det gør vi på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

Dine personoplysninger videregives som udgangspunkt ikke herudover til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til: Politiet, advokater, revisorer. Domstole og offentlige myndigheder.

Dine personoplysninger overføres ikke til databehandlere eller dataansvarlige, der befinder sig i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Overførslerne er beskyttet af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

I forbindelse med Smilos udvikling, kan virksomhedsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af Smilo. I tilfælde af en delvis overdragelse af aktiver med personoplysninger, er behandlingshjemlen som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Smilo har en legitim interesse i at overdrage en del af sine aktiver såvel som at lave kommercielle ændringer.

7. Tilbagetrækning af samtykke

I visse tilfælde beror vores behandling af dine personoplysninger på dit samtykke. Dit samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte os. Såfremt du ønsker at at trække dit samtykke tilbage, kan du sende en mail til hej@smilo.dk eller ringe indenfor vores åbningstid på +45 71 99 00 09.

Du skal være opmærksom på, det kan have indflydelse på leveringen af vores tjenester og din brugeroplevelse, når du trækker dit samtykke tilbage.

Samtykke for personoplysninger i blå bog
Hvis dit samtykke trækkes tilbage for personoplysninger, som er en del af indholdet af en blå bog, vil hele din elevside, inkl. navn, billeder og tekst, blive fjernet fra de digitale og fysiske eksemplarer af den blå bog, som produceres fremadrettet. Såfremt produktionen af den blå bog er påbegyndt og det hos det ansvarlige trykkeri kke er muligt at ændre i bogens materiale, vil ændringen først træde i kraft ved genoptryk (fx. ved efterbestillinger og reklamationer).

8. Dine rettigheder

Vi har fokus på at beskytte dine personoplysninger hos Smilo. Du har følgende rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Bemærk venligst, at der kan gælde visse undtagelser, fx hvis behandlingen er nødvendig for at overholde vores juridiske forpligtelser, for at gøre retskrav gældende eller for at udøve eller forsvare et retskrav. Såfremt du har spørgsmål til eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9. Sikkerhed

Vi beskytter fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af dine personoplysninger. Derfor har vi implementeret sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at vores interne procedurer lever op til de fastlagte sikkerhedsstandarder og gældende lovkrav.

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Følsomme personoplysninger og andre fortrolige oplysninger vil alene blive sendt i krypteret form i henhold til Datatilsynets vejledninger.

Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.

10. Ændringer af privatlivs- og persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik. Disse ændringer kan følge af ny lovgivning, ændringer i Smilos tjenester samt introduktion af nye servicekoncepter og lignende.

11. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.