Privatlivs- og persondatapolitik

1. Generelt

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Smilo ApS ("Smilo", "vi" eller "os") indsamler og behandler oplysninger om dig.

Privatlivspolitikken gælder for personoplysninger, som du eller andre deler med os, eller som vi indsamler via Smilos hjemmeside smilo.dk ("Hjemmesiden").

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger er:

Smilo ApS
Overgaden Neden Vandet 9C, 3.
1414 København K
CVR-nr.: 37057312

Du kan kontakte os via

Telefon: 71 99 00 09
E-Mail: hej@smilo.dk

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver via e-mail på administration@smilo.dk.

3. Hvordan bruger vi dine oplysninger?

Smilo indsamler og behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne levere, forbedre og markedsføre vores tjenester.

3.1 Når du besøger Hjemmesiden

Når du besøger Hjemmesiden, behandler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af Hjemmesiden. Det gør vi for at kunne levere og forbedre vores services ved at analysere og indsamle statistik om brugen af Hjemmesiden. Disse oplysninger indsamles ved hjælp af cookies.

Vi behandler også personoplysninger for at kunne vise relevant indhold og annoncer samt for at kunne markedsføre Smilo.

3.1.1 Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi indsamler disse oplysninger både ved hjælp af cookies og ved at registrere din brug Hjemmesiden. De personoplysninger, vi behandler, omfatter typisk:

• Din færden på Hjemmesiden og hvad du klikker på
• Hvilken type browser du bruger
• Din IP-adresse, herunder din netværkslokation
• Informationer om din computer

3.1.2 Hvorfor må vi gøre det? (Retsgrundlag)

Vi behandler oplysninger om din brug af Hjemmesiden på baggrund af vores legitime interesse i at kunne forbedre og udvikle vores tjenester (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f).

Vi behandler også dine personoplysninger for at kunne markedsføre Smilo på baggrund af vores legitime interesse (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f).

Vi behandler kun dine personoplysninger ved brug af cookies, der ikke er strengt nødvendige, hvis du har givet dit samtykke hertil (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a). Dit samtykke gives ved at acceptere statistik- og markedsføringscookies i vores cookiebanner.

For mere information om vores brug af cookies, se venligst Smilos cookiepolitik.

3.2 Når du opretter en bruger og køber produkter

Når du opretter en bruger og køber et produkt, behandler vi dine personoplysninger for at give dig adgang til vores tjenester og administrere dit køb.

Behandlingen sikrer entydig identifikation af dig og gør det muligt for os at fakturere dig for de købte produkter.

3.2.1 Hvilke oplysninger behandler vi?

Vi behandler kun de personoplysninger, du selv afgiver. Dette vil fx være:

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• Din uddannelsesinstitution, virksomhed eller anden organisation
• Faktureringsoplysninger
• Købshistorik
• Oplysninger om forespørgsler og reklamationer
• Oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestillingen er foretaget (hvis bestillingen sker på smilo.dk)

Vi vil desuden behandle de personoplysninger, der indgår i eventuelt trykmateriale (såsom billeder eller tekst), du uploader eller skriver ved personliggørelse af et tekstilprodukt.

3.2.2 Hvorfor må vi gøre det? (Retsgrundlag)

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, da behandlingen er nødvendig for at kunne oprette en bruger og indgå en købsaftale med dig.

Vi behandler dine faktureringsoplysninger på baggrund af GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, da vi har en retlig forpligtelse til dette efter bogføringslovens kapitel 4.

3.3 Når du kommunikerer med os

Når du kommunikerer med os vedrørende vores produkter og tjenester, behandler vi de oplysninger, du selv afgiver, for at kunne supportere dig med din henvendelse.

3.3.1 Hvilke oplysninger behandler vi?

De personoplysninger, vi behandler, kan være:

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• Din uddannelsesinstitution, virksomhed eller anden organisation
• Faktureringsoplysninger
• Købshistorik
• Oplysninger om forespørgsler og reklamationer
• Oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestillingen er foretaget (hvis bestillingen sker på smilo.dk)

3.3.2 Hvorfor må vi gøre det? (Retsgrundlag)

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, hvor vores legitime interesse er, at vi kan kommunikere med dig og er i stand til at besvare din henvendelse.

3.4 Elevlister

Når vi modtager elevlister fra dig, dine klassekammerater eller din uddannelsesinstitution, behandler vi dine personoplysninger for at kunne kontakte dig og indhente dit samtykke med henblik på tilmelding til Blå Bog-tjenesten.

3.4.1 Hvilke oplysninger behandler vi?

De personoplysninger, som indgår i elevlisterne, kan omfatte:

• Dit navn
• Uddannelsesinstitution
• Klasse
• Årgang
• Telefonnummer
• E-mailadresse

3.4.2 Hvorfor må vi gøre det? (Retsgrundlag)

Når vi modtager elevlister fra dig, klassekammerater eller din uddannelsesinstitution, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at kunne kontakte dig for at indhente dit samtykke til tilmelding til Blå Bog-tjenesten (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f).

Hvis du ikke ønsker at tilmelde dig Blå Bog-tjenesten, eller hvis du ikke reagerer på vores henvendelse, sletter vi dine personoplysninger, når invitationsprocessen er afsluttet, som foreligger når alle relevante elever er blevet inviteret til Blå Bog-tjenesten.

3.5 Blå Bog-tjenesten

Vi indsamler og behandler de personoplysninger om dig, som du selv eller andre fra din uddannelsesinstitution udfylder i forbindelse med Blå Bog-tjenesten, så indholdet kan indgå i den færdige udgave.

3.5.1 Kategorier af personoplysninger

De personoplysninger, vi behandler, omfatter:

• Dit navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Uddannelsesinstitution
• Klasse
• Dato og tidspunkt for hvornår du uploader eller indtaster indhold

Afhængigt af det indhold, som du eller andre uploader eller indtaster, kan vi også behandle oplysninger om:

• Din præstation i fag og eksamensresultater
• Fritidsinteresser og hobbyer
• Deltagelse i sociale aktiviteter og arrangementer
• Venskaber og sociale relationer
• Økonomiske forhold
• Familieforhold
• Billeder af dig
• Citater og personlige beskrivelser
• Fremtidsplaner og ambitioner
• Andre oplysninger, som du eller andre vælger at dele

Vigtigt om følsomme oplysninger:

Vi frabeder os generelt at der uploades eller indtastes følsomme oplysninger i Blå Bog-tjenesten om dig selv eller andre. Vi kan dog ikke helt udelukke, at der alligevel bliver uploadet eller indtastet følsomme personoplysninger om dig såsom:

• Politisk overbevisning
• Religiøs eller filosofisk overbevisning
• Helbredsoplysninger
• Oplysninger om seksuelle forhold og orientering

AI-værktøj til indholdskontrol:

Det indhold, der bliver uploadet eller indtastet i Blå Bog-tjenesten, kan automatisk blive scannet af et AI-værktøj, som identificerer og markerer potentielt upassende indhold såsom stødende sprog, diskriminerende bemærkninger, mobning eller oplysninger om strafbare forhold. Dette beskytter dig og dine klassekammerater mod upassende eller stødende tekst i jeres Blå Bog. AI-værktøjet er som udgangspunkt aktivt ved oprettelse af blå bog, men kan deaktiveres for alle deltagere i Blå Bog-tjenesten af enten den hovedansvarlige eller Smilo.

Værktøjet fungerer som et hjælpemiddel til gennemsyn og kan kun markere indhold, ikke redigere eller slette det. Indhold markeret af AI-værktøjet gennemgås manuelt af den hovedansvarlige eller andre, som den hovedansvarlige har autoriseret til at ændre i teksten, og som træffer den endelige beslutning om eventuelle tilpasninger inden at Blå Bog sendes til tryk.

Logning af aktivitet:

For at sikre ansvarlig brug af Blå Bog-tjenesten, forebygge misbrug og håndtere eventuelle tvister logger vi oplysninger, du indtaster og uploader, med tidsstempel og brugeridentifikation. Logningen omfatter tekst, billeder, redigeringer og alle andre bidrag til Blå Bog-tjenesten. Den hovedansvarlige for Blå Bog-projektet og andre, som den hovedansvarlige har autoriseret til at se indhold, kan se hvem der har uploadet eller indtastet specifikt indhold, samt hvornår dette er sket.

3.5.2 Hvorfor må vi gøre det? (Retsgrundlag)

Vi behandler både dine almindelige og følsomme personoplysninger på baggrund af dit samtykke (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a), da behandlingen er nødvendig for, at vi kan skabe indhold til din Blå Bog. Hvis du er under 15 år, skal dine forældre eller værge give samtykke til behandlingen.

Hvis du har delt oplysninger eller uploadet indhold om andre personer uden for din egen klasse eller elevgruppe, er du ansvarlig for at sikre, at du har indhentet samtykke eller anden nødvendig tilladelse hertil.

4. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Dine personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde formålet med den behandling, hvortil oplysningerne er indsamlet.

4.1 Køb hos Smilo

Personoplysninger, som er indhentet i forbindelse med køb hos Smilo (herunder på smilo.dk), opbevarer vi i 5 år fra udløb af hvert regnskabsår. Det gør vi, fordi vi i henhold til bogføringslovens kapitel 4 har en retlig forpligtelse hertil.

4.2 Retskrav

Personoplysninger, der kan være relevante for et eventuelt retskrav, opbevarer vi i 3 år i henhold til forældelsesloven, eller til kravet er endelig afgjort ved en retsinstans.

4.3 Elevlister

Elevlister opbevares indtil alle relevante elever er blevet inviteret til Blå Bog-tjenesten.

4.4 Blå Bog-tjenesten

Personoplysninger, der indtastes og uploades som del af indholdet til Blå Bog, og som ikke færdiggøres, opbevares i op til 1 år fra upload eller indtastning, eller indtil du trækker dit samtykke tilbage.

Efter Blå Bog er trykt og leveret, opbevares de digitale filer med dine personoplysninger i op til 1 år efter levering, eller indtil du trækker dit samtykke tilbage. Dette gør vi med henblik på eventuelle gentryk ved reklamationer eller efterbestillinger. Herefter slettes de digitale filer.

4.5 Tekstilprodukter

Personoplysninger, der indtastes og uploades som del af indholdet til et tekstilprodukt, og som ikke færdiggøres, opbevares i op til 2 år fra indtastning eller upload. Efter tekstilproduktet er leveret, opbevares de digitale filer med dine personoplysninger i op til 2 år efter levering med henblik på eventuelle reklamationer eller efterbestillinger. Herefter slettes de digitale filer.

4.6 Vigtigt at vide

Personoplysninger, der er sendt til tryk eller produktion, eller allerede er trykt eller produceret i fysiske eksemplarer af Blå Bog eller øvrige tekstilprodukter, kan ikke slettes, da disse er distribueret til eleverne eller i gang med at blive det.

Dine personoplysninger kan dog behandles og opbevares længere end beskrevet ovenfor i anonymiseret form.

5. Hvem deler vi dine oplysninger med?

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger. Disse tredjeparter leverer relevante ydelser til os på baggrund af et kontraktuelt forhold med Smilo. Det kan fx være:

• Trykkerier
• IT-leverandører
• Markedsføringsbureauer
• Betalingsudbydere
• AI-tjenesteudbydere

Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks i henhold til indgåede databehandleraftaler.

5.1 Ved bestilling af tekstilprodukter

Ved bestilling af varer, som skal forarbejdes (fx tekstiltryk), videregiver vi dit navn, e-mail, telefonnummer og leveringsadresse til det trykkeri, som står for at påmontere tryk på tøjet. Grundlaget for videregivelsen af personoplysninger er udelukkende for at kunne afsende varerne til den ønskede leveringsadresse.

5.2 Ved produktion af Blå Bog

I forbindelse med produktion af Blå Bog videregiver vi dine personoplysninger til det trykkeri, som står for at producere de fysiske bøger.

5.3 Andre modtagere

Udover ovenstående videregiver vi ikke dine personoplysninger til tredjeparter uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:

• Politiet
• Advokater
• Revisorer
• Domstole og offentlige myndigheder

5.4 Ved ændringer i virksomhedsstrukturen

I forbindelse med Smilos udvikling kan virksomhedsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af Smilo. I tilfælde af en delvis overdragelse af aktiver kan personoplysninger blive overdraget.

6. Overførelse til lande uden for EU/EØS

6.1 AI-værktøjer

I forbindelse med vores AI-værktøj til indholdsscanning af sprogbrug i Blå Bog-tjenesten overføres dine personoplysninger til vores databehandler OpenAI. Smilo har indgået en databehandleraftale med OpenAI, som sikrer, at OpenAI kun behandler personoplysninger efter Smilos instruks og ikke anvender oplysningerne til egne formål, fx træning af AI-modeller.

Overførsel af dine personoplysninger til OpenAI i USA sker på baggrund af EU-US Data Privacy Framework, der sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for dine personoplysninger.

6.2 Generelt

Udover ovenstående vil dine personoplysninger som udgangspunkt ikke blive overført til lande uden for EU/EØS.

Hvis dine oplysninger undtagelsesvist bliver overført til lande uden for EU/EØS, som ikke har et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau, der er godkendt af EU-Kommissionen, vil oplysningerne overføres på baggrund af GDPR artikel 46 om fornødne garantier, herunder EU-Kommissionens standardbestemmelser, som sikrer, at der eksisterer et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau ved overførslen.

7. Dine rettigheder

Vi har fokus på at beskytte dine personoplysninger hos Smilo. Du har følgende rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:

7.1 Ret til indsigt

Du har ret til enhver tid at anmode os om at oplyse dig om:

• Hvilke oplysninger vi har registreret om dig
• Hvad formålet med behandlingen af disse oplysninger er
• Hvilke modtagere vi overlader eller videregiver dine personoplysninger til
• Hvorfra personoplysningerne stammer

Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, vi behandler om dig. I den forbindelse kan du blive anmodet om at fremlægge bevis for din identitet.

7.2 Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet af os. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

7.3 Ret til sletning

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for eksempelvis at overholde en retlig forpligtelse, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine oplysninger.

7.4 Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Vi er uanset stadig berettiget til at opbevare dine personoplysninger, mens forholdet undersøges yderligere.

7.5 Ret til dataportabilitet

Du har ret til at modtage oplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Du kan få disse oplysninger, som du selv har givet til os, overført til en anden dataansvarlig, når behandlingen er baseret på samtykke i henhold til GDPR artikel 6, stk. 1, litra a eller på en kontrakt efter artikel 6, stk. 1, litra b, og behandlingen er foretaget automatisk.

7.6 Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Bemærk venligst, at der kan gælde visse undtagelser, fx hvis behandlingen er nødvendig for at overholde vores retlige forpligtelser, for at gøre retskrav gældende eller for at udøve eller forsvare et retskrav.

7.7 Ret til at trække dit samtykke tilbage

I visse tilfælde beror vores behandling af dine personoplysninger på dit samtykke. Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække det tilbage.

Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage, kan du:

• Sende en e-mail til hej@smilo.dk
• Ringe til os indenfor vores åbningstid på 71 99 00 09

Du skal være opmærksom på, at det kan have indflydelse på leveringen af vores tjenester og din brugeroplevelse, når du trækker dit samtykke tilbage.

7.7.1 Samtykke for personoplysninger i Blå Bog

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, inden Blå Bog er sendt til tryk, sletter vi dine personoplysninger i bogen. Det omfatter din egen elevside og andre steder, hvor dine oplysninger indgår.

Bemærk: Vi kan kun slette oplysninger eller billeder, hvor vi kan identificere, at de handler om dig eller du indgår. Hvis andre har uploadet eller indtastet anonyme beskrivelser eller kommentarer, hvor dit navn ikke fremgår, kan vi ikke identificere og slette dem.

Hvis Blå Bog allerede er sendt til tryk eller er trykt, er det ikke muligt at slette dine oplysninger fra de eksemplarer, der er i produktion eller allerede er trykt.

Ved eventuelle gentryk (fx ved reklamationer eller efterbestillinger) vil dine personoplysninger blive slettet, inden nye eksemplarer sendes til tryk.

Bemærk: Der kan forekomme tilfælde, hvor det ikke er muligt at slette dine personoplysninger inden gentryk, da gentryk ofte er baseret på de samme trykfiler, som ikke altid kan rettes, inden Blå Bog sendes til gentryk.Hvis du har spørgsmål til eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

7.8 Ret til at klage til Datatilsynet

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, fx hvis:

• Du mener, at vi ikke overholder reglerne for behandling af personoplysninger (GDPR)
• Du er utilfreds med den måde, vi behandler dine oplysninger på
• Du har forsøgt at kontakte os, men ikke har fået løst dit problem

Du er altid velkommen til at kontakte os først, så vi kan forsøge at hjælpe dig. Men du har ret til at gå direkte til Datatilsynet, hvis du ønsker det.

Kontakt Datatilsynet:

Telefon: 33 19 32 00
E-Mail: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

8. Ændringer af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik. Disse ændringer kan følge af ny lovgivning, ændringer i Smilos tjenester samt introduktion af nye servicekoncepter og lignende.

Væsentlige ændringer vil blive kommunikeret via e-mail eller ved fremtrædende meddelelse på hjemmesiden før ikrafttrædelse.