Et indblik i hvad det vil sige at stå i spidsen for Projekt Årstrøje på Sundeved Efterskole, der trods tidspres blev en succes gennem ansvar, initiativ og teamwork.
De fleste oplever højst at skulle bestille studietrøjer en enkelt gang i deres studieliv. Det er grunden til, at vi hos Smilo gør alt, vi kan, for at gøre processen så nem som muligt – når man famler i blinde, er det som bekendt rart med en stok.
I dette interview beretter Frederik fra Sundeved Efterskole om oplevelsen som initiativtager til og primus motor i det, der endte som et helt projekt; bestilling af årstrøjer til efterskolen.
Hvordan kom du til at stå for bestilling af trøjerne?
”På Sundeved er der tradition for, at en årstrøje; dét har man bare. Man skal have noget at se tilbage på og mindes året ved. Men da vi nærmede os slutningen af efterskoleåret, var der ikke rigtig nogen, som havde sat gang i bestillingen. Jeg sad i elevrådet på efterskolen, og desværre var der ikke den store tro på, at vi kunne nå det med så kort tid tilbage. Men som sagt, så skulle vi bare have en årstrøje!
På grund af tidspresset ledte jeg efter en nem og hurtig bestilling, og valget faldt på Smilo, da jeg på hjemmesiden læste om den individuelle bestilling og betaling, hvilket sparede os enormt meget tid.”
Stod du alene med projektet, eller var der andre med indover?
”Jeg stod for planlægning af forløbet, satte deadlines og oprettede selve bestillingen, men der var flere ting, vi var fælles om.
Det første jeg gjorde var at planlægge et åbent møde til brainstorming, hvor vi kunne få sat gang i design af motivet. Jeg stillede mig op foran hele skolen og opfordrede alle, som havde lyst til at bidrage, til at dukke op.
Det var en åben session, hvor alle kunne komme med ideer eller tegne noget til motivet. Jeg holdt styr på, at der var en rød tråd og fungerede som tovholder på mødet.
Vi ville have, at motivet skulle repræsentere hele skolen – vores ture, vores hyggeaftenener, fællesskabet og vores opvisning* – så vi ville have at alle, som havde noget at byde ind med blev inkluderet.
Vi var nok ni personer inde over motivet, og vi endte med over 100 delelementer og forslag til motivet. En elev, Line, tog den kæmpe opgave at tegne grundskitsen til motivet og så samle alle delelementerne til et færdigt billede, der inkluderede stort set alle de forslag og ideer, der var kommet undervejs. Det havde hun bare styr på, og det blev mega fedt!”
Hvordan var at stå i spidsen for projektet?
”Jamen, det var mange ting. Det var spændende at stille sig op foran de andre og være frontfigur på et projekt. Det var også fedt at føle, at jeg kunne tage kontrol over situationen, når der var behov for det.
Til gengæld var det lidt frustrerende, når der var nogen, som ikke kunne få taget sig sammen til at overholde en deadline eller andet.
Jeg oplevede også en vis respekt for mit arbejde, hvilket var fedt. Jeg fik ingen negativ respons, folk var bare rigtig glade for initiativet og for trøjerne. Det var både en underlig og fed proces.”
Hvordan påvirkede det din hverdag på skolen?
”Design og bestilling tog ca. to uger i alt, hvor jeg hver dag efter fællesspisning stillede mig op foran alle eleverne og gav en update omkring processen; hvad status var, hvad vi havde fået styr på og hvad der manglede at blive gjort. Den direkte kontakt fungerede meget bedre end facebookopdateringer eller andet, som folk nemt kan overse eller glemme. På denne måde var jeg sikker på, at alle havde fået beskeden.”
I bagklogskabens klare lys, ville du så påtage dig opgaven igen?
”Ja, det kunne jeg sagtens finde på. Det er fedt at tage initiativ og sætte projekter i gang. Folk gav rigtig positive tilbagemeldinger på trøjerne, især dem som havde været med inde over design af motivet!
Det handler virkelig om bare at tage sig sammen. Og det var faktisk ikke særlig svært, det var en hyggelig social proces. Folk følte sig ikke rigtig pressede, selvom vi var under tidspres, fordi vi var fælles om det. ”
Er der måske en enkelt ting du ville gøre anderledes, hvis du skulle gøre det igen?
”Det som var mest frustrerende ved processen var tidspresset. Så det ville have været rart at være ude i bedre tid, så vi havde haft mere tid til at planlægge en ordentlig tidsramme og få et bedre overblik. Den stramme deadline betød, at alle fejl var nært katastrofale. Men (!) jeg er slet ikke sikker på, at det ville være blevet hverken en bedre proces eller et bedre resultat af den grund! Tidsnøden var jo grunden til, at vi fik gjort tingene så hurtigt og effektivt – f.eks. de spontane brainstorming møder og at jeg stillede mig op hver dag foran skolen og kontant mindede folk om at få bestilt til tiden. Det var nok ikke sket med samme energi, hvis vi havde haft oceaner af tid.”
Interview slut – hvad har vi lært?
Jeg følte på dette tidspunkt, at jeg havde taget rigeligt af Frederiks tid, så jeg valgte at afslutte interviewet. Han havde svaret meget uddybende og eftertænksomt på mine spørgsmål, og han bragte nogle meget interessante pointer og observationer op.
For at opsummere vil jeg fremhæve et par af de vigtigste pointer:
#1 – Vær ikke bange for at gå i front
Når en opgave skal løses, men ingen andre tager initiativ, så må vi spørge os selv: er jeg OK med at det simpelthen bare ikke bliver gjort, eller ej? Hvis du ikke er – som Frederik – så tag selv hånd om situationen.
#2 – Helheden er stærkere end summen af de enkelte dele
Når en opgave virker uoverkommelig, så overvej at bede folk omkring dig om hjælp. Og står du i spidsen for et projekt eller en opgave, så vær ikke bange for at uddelegere opgaver. Det er utroligt, hvad vi mennesker kan opnå, når vi samarbejder i et fællesskab.
#3 – Når det bedste ikke kan lade sig gøre, så gør det næstbedste
Dette er efter min mening en særligt vigtig og motiverende huskeregel. Nu endte netop denne proces enormt succesfuldt, men mange valg undervejs blev truffet af nødvendighed, ikke fordi det umiddelbart var det ”bedste” valg. Tilmed er det tvivlsomt, om et lige så godt resultat var kommet ud af en anden og på overfladen mere ønskværdig situation. Den optimale situation eksisterer altså ikke – kun den mest optimale situation under omstændighederne!
Derfor: få det bedste ud af enhver situation.
Afrunding
Til slut vil jeg takke Frederik oprigtigt for hans tid og den oplysende og interessante samtale om bestilling af årstrøjer, der egentlig endte med at være en snak om projektledelse – helt kanon!
Et kæmpe skud går også ud til den behændige Line, som ifølge Frederik var helt uundværlig i processen og gav den en kæmpe skalle!
Går du også med en lille projektleder gemt i maven, eller står du med en opgave som bare skal løses, så er det bare at tage fat. Og hvis energien eller motivationen er lav, så start i det små. Inden du ved af det, har du fået meget ud af lidt.
Jeg håber læsningen har været oplysende, inspirerende, interessant eller noget andet positivt!
Har du og din klasse også haft en fed oplevelse, der fortjener at blive fortalt, så hører vi meget gerne om den! Skriv til os på: bjarke@smilo.dk